Onbetaalde facturen, of niet op tijd betaalde facturen. Het blijft een groot probleem voor veel ondernemers. Daarom besteden wij hier aandacht aan op onze website. We vragen ons vooral af waarom ondernemers huiverig blijven om een incasso op te starten.

De liquiditeitspositie van veel ondernemers is niet al te florissant. Zij kunnen het zich simpelweg niet veroorloven dat facturen onbetaald blijven. Zet daarom gewoonweg de stap om gebruik te maken van een onderneming zoals invorderingsbedrijf, om de onbetaalde facturen alsnog te incasseren.

Winst of cashflow, wat is het belangrijkst?

Winst is erg belangrijk als ondernemer zijnde. Een positieve kasstroom is echter in mijn opinie nog belangrijker. Je hebt pas iets aan winst op het moment dat het geld op de bankrekening staat.

Zorg voor een goede procedure voor het debiteurenbeheer

Voordat je op zoek gaat naar een zakelijk krediet, zou je eigenlijk eerst het debiteurenproces dienen te beoordelen. Is dit wel optimaal? Zo niet, dan kan je wellicht door dit proces te optimaliseren, de noodzaak voor een dure zakelijke lening wegnemen.

Hoe zou het debiteurenbeheer eruit dienen te zien?

Een goede procedure voor het debiteurenbeheer is onmisbaar. Eigenlijk zou je binnen 3 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van een factuur, al direct moeten beginnen met het aanmanen van deze debiteuren. Dit is een eerste stap om ervoor te zorgen dat facturen wel op tijd worden betaald.

En vervolgens zou je in een duidelijke procedure moeten vastleggen wat de vervolgstappen zijn en wanneer deze stappen dienen te worden genomen. Met als laatste stap, het starten van een incasso.

Mijn persoonlijke stappenplan vanuit de praktijk

In mijn verschillende posities als CFO hanteerde ik altijd het volgende schema:

Persoonlijk zou ik een eerste herinnering en wellicht ook de eerste aanmaning per e mail versturen. De laatste aanmaning zou ik echter nog gewoon per post versturen. Dat maakt nog altijd net iets meer indruk.

Tips en adviezen van een CFO

Zelf heb ik te maken gehad met grote klanten in verschillende regio`s. Zo heb ik me bezig gehouden met het debiteurenbeheer van klanten in Oost Europa, Afrika en het Midden Oosten.

Maar ook met het debiteurenbeheer en incasso van klanten in de Benelux en in Duitsland. Vanuit deze praktijkervaring kan ik de volgende tips en adviezen delen:

1. Werk samen met een vaste incassopartner

Eigenlijk zou iedere ondernemer een vaste partner dienen te hebben voor een incassotraject. Invorderingsbedrijf kan een dergelijke partner zijn.

Door het kiezen van een vaste partner zal de communicatie veel soepeler verlopen en hoef je niet iedere keer gewoon te worden met de werkwijze van de incassopartner. Ook behoudt je hiermee direct inzicht in hoeveel incasso's je hebt lopen en hoeveel dit er de afgelopen periode zijn geweest.

Dit alles zal ertoe leiden dat je sneller daadwerkelijk een incasso gaat opstarten.

2. Zorg voor goede interne communicatie

Uit ervaring kan ik ook vertellen dat het hier ook nog wel eens mis gaat. En dan met name binnen grotere organisaties. Enkele voorbeelden die ik in de praktijk ben tegengekomen, waardoor een klant de rekening niet betaalde, zijn als volgt:

• Een klant wacht op een correctie op de factuur, welke overeengekomen is met een verkoopmedewerker.
• Er is een probleem met de kwaliteit van de geleverde producten of diensten, hetgeen niet gecommuniceerd is naar de juiste partijen.
• Buiten medeweten om van de debiteurenbeheerder zijn er afspraken gemaakt met de klant voor een latere betaling.

3. Zoek telefonisch contact met de klant

Ik ben persoonlijk ook een groot voorstander van telefonisch contact. Zeker voordat je daadwerkelijk met een incasso start. Dit dient bij voorkeur gedaan te worden door iemand van de financiële administratie.

Eventueel, bij grotere accounts en terugkerende betalingsachterstanden, kan ook een financieel directeur zijn peer binnen de organisatie van klant benaderen. Hiermee heb ik zelf in het verleden goede resultaten behaald.

4. Plan een periodiek overleg tussen debiteurenbeheer en commerciële afdeling

Ook dit helpt bij het op tijd betaald krijgen van een factuur. Wat ik ook regelmatig in de praktijk gezien heb, is dat de inkoper binnen de organisatie van de klant niet op de hoogte is van de te late betalingen.

Regelmatig wekt dit zelf ergernis op bij deze aanspreekpartners of inkopers. In dat soort gevallen kunnen deze aanspreekpartners binnen hun eigen organisatie ook aandringen op tijdige betaling van de openstaande facturen.

Hier kan een verkoopmedewerker dus ondersteunen, door dit kenbaar te maken bij zijn contactpersoon van de klant.

Daarnaast kan tijdens een dergelijk overleg ook belangrijke informatie naar voren komen.

De verkoopmedewerker die het klantcontact onderhoudt bezit ook vaak waardevolle informatie over de klant, wat ten grondslag kan liggen van de te late betaling.

4. Bedrijven proberen de betalingstermijn zo lang mogelijk te rekken

Soms is het ook gewoon zo dat bedrijven uitproberen hoe lang ze een betaling kunnen rekken. Het te laat betalen van facturen is en blijft een probleem.

Uit mijn eigen beroepservaring kan ik vertellen dat er bedrijven zijn die een factuur pas betalen, nadat de eerste aanmaning is ontvangen. En sommige bedrijven maken het zelfs zo bont dat zij betalen bij de laatste aanmaning.

Het is en blijft immers een gratis financiering voor jouw klant. Maar dat is echter niet jouw probleem. Hiervoor bestaan er banken, waar zij in het geval van liquiditeitstekort een zakelijke lening kunnen afsluiten.

Indien een klant echter weet dat bij een te late betaling er een incassotraject zal worden gestart, dan zullen zij dit risico op extra kosten niet nemen.

Ben je echter erg afwachtend met een incasso, dan zullen zij hier wel een risico nemen. En dan krijgen de leveranciers die wel direct een incassotraject starten wel hun geld en jij niet.

Jij als ondernemer bepaalt de betalingstermijnen!

Het is natuurlijk niet zo dat debiteuren kunnen betalen wanneer zij dat willen. Het is dan ook niet zo dat je maar eindeloos geduld dient op te brengen.

Daarnaast dien je er als ondernemer wel voor te zorgen, dat de betalingstermijnen duidelijk in de algemene voorwaarden zijn opgenomen en op de factuur staan vermeldt. En daarnaast ook in de algemene voorwaarden vermelden wat de gevolgen zijn indien een klant een factuur  niet tijdig betaald.

Aarzel niet om een incassotraject op te starten

Ondernemers zijn nog wel eens huiverig om incasso opdrachten op te starten. Zij zijn bang dat ze hiermee de relatie met hun klant op het spel zetten.

Echter, je kunt jezelf als ondernemer zijnde ook afvragen hoe goed de relatie nu echt is, indien zij jou niet betalen.

Een ander belangrijk argument om niet te lang te wachten met het starten van een incasso is dat hierdoor het probleem alleen maar groter wordt.

En vergeet niet, indien de debiteur serieuze betalingsproblemen heeft en jij geen tijdige actie onderneemt, jij diegene kan zijn die naast het net vist.

Indien andere leveranciers wel tijdig een incassotraject starten en op die manier hun geld binnenkrijgen, dan ben je bij een eventueel faillissement de pineut.

Want bij een faillissement zie je maar een klein percentage terug van hetgeen zij jou schuldig zijn. Als je al wat ontvangt. Want het komt regelmatig voor, dat nadat de belastingdienst en andere preferente schuldeisers zijn betaald, dat er niks meer overblijft.

Hoe start je nu een incassotraject op?

Een incassotraject kan je eenvoudig starten via een no-cure-no-pay mogelijkheid.

Op die manier hoef je er ook niet bang voor te zijn dat je tegen extra kosten aanloopt op het moment dat de factuur oninbaar blijkt. Invorderingsbedrijf is een voorbeeld waar je een incasso kan indienen op basis van no-cure-no-pay.