Cashflow, of in het Nederlands kasstroom, is ontzettend belangrijk. Op korte termijn zelfs belangrijker dan winst maken. Het verschil tussen winst en cashflow is dat winst een boekhoudkundig begrip is dat te beïnvloeden valt, terwijl cashflow alleen objectief vast te stellen is. De cashflow beheren dien je dan ook niet te onderschatten.

Heb je op korte termijn niet voldoende geld in kas? Ofwel is jouw cashflow niet afdoende om de rekeningen te betalen? Dan zal je als ondernemer zijnde direct in de problemen terechtkomen. Een negatieve cashflow is dan ook een van de belangrijkste oorzaken van een faillissement.

Hieruit blijkt dat het beheer van de kasstroom dan ook uitermate belangrijk is. Daarom hebben wij een aantal tips en aandachtspunten opgesteld om je hierbij te helpen.

Debiteurenbeheer

De cashflow beheren is nauw verbonden aan het debiteurenbeheer.  Zaken die je hierbij goed onder controle dient te houden, zijn als volgt:

Werk met korte betalingstermijnen

Verstrek geen te lange betalingstermijnen aan jouw klanten. Dit is voor een klant als het ware een gratis lening die jij voor hen betaald. Daarnaast loop je ook het risico, dat door een te lange betalingstermijn, de openstaande posten te hoog oplopen. Mocht er sprake zijn van een faillissement, dan zal je voor een groter bedrag het schip ingaan dan dat je werkt met korte betalingstermijnen.

Herinneringen en incasso

Zorg dat je het proces van het versturen van herinneringen en eventueel vorderingen overdragen aan een incassokantoor, goed inricht. Het is uiteindelijk de klant die niet aan zijn verplichting voldoet, wanneer je een herinnering dient uit te sturen of een vordering over dient te dragen aan een incassokantoor. Er is daarom geen reden om dit niet te doen.

Vooraf checken van kredietwaardigheid van klanten

Vooral bij grotere klanten is het van belang om de kredietwaardigheid te controleren. Je kan dit doen via bijvoorbeeld een jaarrekening die je kan opvragen bij de kamer van koophandel.

Zeker voor nieuwe klanten die je nog niet kent, zou ik dat zeker doen.

Bij bestaande en grotere klanten zou ik dit persoonlijk ook minimaal 1 keer per jaar controleren.

Procesautomatisering

Goede software zorgt ervoor dat je het debiteurenbeheer grotendeels kan automatiseren. Dit neemt niet alleen veel werk uit handen, het zorgt ervoor dat het proces ook optimaal verloopt. Payt debiteurenbeheer biedt software die ervoor zorgt dat het gehele debiteurenproces wordt geautomatiseerd. Op die manier kan je ook niet vergeten om een herinnering uit te sturen. Daarnaast kan je via Payt debiteurenbeheer ook de kredietwaardigheid van jouw klanten eenvoudig controleren.

Crediteurenbeheer

Een betaling van een crediteur is een uitgaande kasstroom. Betaal daarom crediteuren niet eerder dan noodzakelijk. Er zijn zelfs bedrijven die als standaard procedure aanhouden, dat zij hun crediteuren pas betalen na het ontvangen van een herinnering. 

Daar ben ik persoonlijk echter geen voorstander van. Mijn advies is om crediteuren gewoon netjes op de afgesproken datum te betalen. Dit zorgt ervoor dat je op lange termijn een goede relatie onderhoudt met jouw leveranciers.

Heb je de keuze uit verschillende leveranciers? Dan zou de betalingstermijn die wordt verstrekt een rol dienen te spelen bij het kiezen van de leverancier. Des te langer de betalingstermijn, des te beter.

Voorraadbeheer

Voorraden die je aanschaft dien je doorgaans eerst te betalen, alvorens je het geld van de klant ontvangt, aan wie je de producten hebt verkocht. Dit wordt ook wel de omloopsnelheid van de voorraad genoemd.

Indien je te grote voorraden aanhoudt, dan zal je dit dienen te financieren vanuit de cashflow. Een optimaal voorraadbeheer is dan ook essentieel.

De voorraad dient  niet te laag te zijn, zodat je eventueel uit voorraad raakt, maar ook niet te hoog, omdat dit financieringslasten met zich mee kan brengen. Een zakelijke lening is doorgaans erg duur, waardoor de kosten van de voorraad, door deze met extern kapitaal te financieren, snel kunnen oplopen. Goed de cashflow beheren zorgt voor lagere financieringskosten.

Cash flow statement en prognose

Net zoals je een winst en verliesrekening opstelt, dien je ook een cashflow statement op te stellen. Dit doe je over een bepaalde periode en is geen momentopname, zoals een balans dat is. 

Je zult dan zien of er sprake is van een negatieve of een positieve cashflow. Want ook al is er sprake van winst op basis van de inkomsten en uitgaven, dat houdt niet in dat er dan per definitie ook sprake is van een positieve cashflow. Dus zelfs als je winst maakt, dan kan je nog steeds te maken krijgen met een liquiditeitstekort. Op een goede manier de cashflow beheren vraagt om een regelmatige rapportage.

Daarom is het ook van belang om naast een cashflow statement op te stellen ook een cashflow prognose te maken. Een dergelijk overzicht zal vroegtijdig eventuele liquiditeitstekorten aan het licht brengen.